Организуй свое время правильно: 8 действенных советов по тайм-менеджменту

Экономия: 87 минут в неделю

У главы Apple Тима Кука будильник выставлен на 4:30 утра, у главы General Motors Дэна Акерсона — на 5, у ресторатора Аркадия Новикова — на 6. Все пособия и курсы по тайм-менеджменту начинаются с подобных примеров: мол, подавляющее большинство богатых и успешных не позволяют себе валяться в кровати и по максимуму используют утреннее время, когда мозги еще свежи, а подчиненные и домочадцы в отключке и не отвлекают вопросами.

Опыт Карцева

Сразу тягаться с главой Apple я не решился и перевел свой обычный 9-часовой будильник на 8. В понедельник, отдохнув за выходные, я вскочил почти моментально и без особых усилий, но во вторник и среду уже переставлял будильник на полчаса вперед. Те же знатоки тайм-менеджмента, однако ж, рекомендуют не делать этого. Дав себе еще 30 минут отдыха, вы заново перезапустите цикл сна, который снова прервется звонком, и вы наверняка будете чувствовать себя разбитым и менее эффективным. В четверг и пятницу я, отыгравшись за эти потери, вставал еще раньше — в 7. Какой-то особой кристальной чистоты в мыслях я не ощутил, но сам факт возможности каждое утро спокойно позавтракать, попить чаю и почитать новости дорогого стоит.

Экономия: 102 минуты в неделю

Ведя подробный дневник, вы сможете выяснить, на что же именно тратится лишнее время, а на что вам его, возможно, наоборот, не хватает.

Опыт Карцева

Сразу признаюсь: частенько, зазевавшись, я забывал записать, сколько именно секунд потратил на те или иные приятные, но бесполезные занятия. Так или иначе, я выяснил, что каждое утро, позавтракав, я примерно 22 минуты продолжаю сидеть за столом за книжкой, роликом в ютьюбе или чашкой остывшего чая, а затем впопыхах вылетаю из дома, забыв все важные вещи. В течение рабочего дня, что неудивительно, больше всего меня отвлекали соцсети — примерно по 34 минуты в день, а вечерами, уже лежа в кровати опять-таки с ноутбуком, я тратил на него не меньше 46 минут. Разумеется, разом избавиться от всех вредных привычек вряд ли получится, но хотя бы частично справиться с этой проблемой мне удалось.

Экономия: 28 минут в неделю

Важно не просто вести учет дел, которые надо сделать в ближайшие дни, недели и месяцы, важно вести этот учет правильно. «Планировать день» не значит «расписывать по минутам». Начните с письменного перечня тех дел, которые сегодня нужно успеть, даже без привязки ко времени. Затем выделите два-три важнейших и начните именно с них, посвятите им лучшее время», — советует автор книги «Тайм-драйв» Глеб Архангельский.

Опыт Карцева

Записывать дела в ежедневник я научился давно — просто чтобы не забыть, что мне нужно сделать, куда пойти, с кем увидеться в тот или иной день. Идея начинать день с самых сложных дел тоже не нова, но заставить себя делать именно так я не мог с самого детства. Совет этот, пожалуй, не экономит много времени, но сам факт, что ты начинаешь день с самых важных звонков и самых сложных текстов, наполняет чувством удовлетворения: еще и полдня не прошло, а я сделал все самые важные дела на сегодня.

Экономия: 125 минут в неделю

Мучаясь с устаревшими, перегруженными и потому постоянно зависающими устройствами, вы прилично усложняете себе жизнь. Сколько можно тратить время на нервное ожидание, пока ваш потрепанный ноут, кряхтя и поскрипывая, загрузится после обеденного перерыва? В идеальной рабочей схеме смартфон не теряет заряд через час после отключения от розетки, наушники не шипят в уши надтреснутым динамиком, а ноутбук готов к работе сразу после открытия крышки.

Опыт Карцева

Мне повезло — во время недели испытаний я пользовался ноутбуком Huawei MateBook X Pro с сенсорным экраном, и это устройство оказалось идеальным для такого многозадачника, как я. Скорость работы этого флагманского ультрабука невероятно радует: процессор IntelCore i7 11-го поколения превращает даже самую сложную задачу в пару пустяков — например, у меня еще никогда не получалось так быстро обрабатывать фото и видео для блога. Чувствительный сенсорный LTPS-экран повышает эффективность и ускоряет рабочий процесс, где бы я ни находился: изображение на экране можно прокручивать и масштабировать как удобно, а скриншот делается движением трех пальцев по экрану.

Отдельная фишка MateBook — технология «Мультискрин» Huawei Share, которая позволяет объединить смартфон и ноутбук в одно многофункциональное устройство, достаточно поднести телефон Huawei к тачпаду. Данная функция дает возможность одновременно отобразить несколько мобильных приложений смартфона на экране ноутбука, то есть я могу сразу и участвовать видеоконференции, отвечать на звонки, передавать файлы и общаться по другим вопросам с коллегами в соцсетях.

Плюс ко всему весит MateBook X Pro всего 1.3 кг, что позволяет спокойно носить его на встречи с клиентами и партнерами, а металлический корпус с алмазной шлифовкой очень элегантно выглядит, особенно в изумрудно-зеленом цвете.

Экономия: 13 минут в неделю

Если ваша работа хотя бы частично состоит из рутинных повторяющихся действий (например, вы регулярно пишете многим людям письма на одну и ту же тему), заготовьте шаблоны и используйте их по крайней мере для писем — просто подставляя туда имена.

Опыт Карцева

Я долго думал, как применить этот совет на практике, и вспомнил про документы — паспорта, фотографии, билеты и разного рода анкеты, которые мне то и дело приходится отправлять разным адресатам. Раньше для этого приходилось мучительно копаться в почте, вспоминать, кому я уже посылал подобное письмо, и перенаправлять его новому адресату. Теперь я сделал на рабочем столе папку, куда слил все документы, которые бывают нужны. Быть может, я не сэкономил таким образом кучу времени, но уж нервы сберег точно.

Экономия: 240 минут в неделю

Если ваша работа связана с командировками, вы должны научиться эффективно тратить время в самолетах и поездах, такси, аэропортах и на вокзалах. Перед каждой поездкой прикиньте, сколько времени вы проведете в дороге и какими делами сможете занять это время.

Опыт Карцева

Путешествовать по работе мне приходится часто, но сосредоточиться на работе в дороге я не мог никогда. На отчетной неделе предстояла командировка в Петербург, и на глаза мне очень кстати попался еще один совет: регулярно разбирать и приводить в порядок содержимое папок с документами и фотографиями, почтовых ящиков, завалов со скачанными и непросмотренными фильмами и вообще содержать свой рабочий компьютер в порядке. Работа непыльная и монотонная, такой не мешают ни буйные соседи, ни стук колес. Пожалуй, я всегда теперь буду оставлять на поездки подобные не относящиеся непосредственно к служебным обязанностям, но важные дела.

Экономия: 26 минут в неделю

Гневные письма от начальства и реклама распродажи холодильников не должны встречаться в одном почтовом ящике — в нужный момент вы не сможете найти ни того, ни другого. Заведите себе два почтовых адреса: один пусть будет полностью посвящен работе, а все, что связано с личной жизнью (забронированные билеты и гостиничные номера, счета на оплату ЖКХ и прочее), достанется второму адресу.

Опыт Карцева

Мой почтовый ящик всегда напоминал гаражную распродажу: ты точно знаешь, что где-то на дальних полках валяются безумно ценные вещи, но на глаза попадается исключительно хлам. Заведя два ящика, я первое время путался, где что лежит, и то и дело порывался отправить письмо не с того адреса, но довольно быстро вошел во вкус: так нужные письма правда находились легче. Вот только и чистить теперь пришлось сразу два ящика, иначе распухают они прямо-таки с космической скоростью.

Экономия: 190 минут в неделю

Оправляясь в кровать с ноутбуком, вы не только портите будущий сон, раздражая глаза ярким светом, но и оттягиваете его наступление: всегда хочется глянуть еще одну серию, дочитать главу и так далее. Результат: вы не высыпаетесь, встаете позже, работаете хуже — и перед сном снова занимаетесь какой-то чепухой.

Опыт Карцева

Для меня это страшная проблема. Во сколько бы я ни закончил дела, как бы при этом ни устал, перед сном я обязательно просаживаю хотя бы полчаса на бессмысленное блуждание в интернете. Мало того, у меня вроде даже есть специальный список: «Что надо посмотреть, прочитать и послушать в обозримом будущем» — но до него почему-то вечно не доходят руки. Я завел жесткое правило: лег в кровать — никакого интернета, никаких гаджетов. Книжку — пожалуйста, дочитал до конца главы — выключай свет. Сказать — одно, сделать — другое: интернет — он и есть интернет, попробуй из него вынырни. Заснуть сразу тоже не получалось, каждый вечер я довольно долго лежал с закрытыми глазами. Но, по моим подсчетам, я все равно спал в среднем на 27 минут дольше, чем в предыдущие дни. Что ж — лиха беда начало.

Читайте также:

Как оставаться в форме, если вы постоянно заняты: 8 способов найти время на спорт в любой день

Как наш мозг воспринимает время?