6 правил рабочей переписки

Рабочая переписка — дело серьезное. Хотя бы потому, что твои проколы и глупости еще долго могут храниться в виде маленького конвертика в чьем-то почтовом ящике. Вот несколько советов, которые помогут тебе работать с электронной почтой грамотнее.
Фото 1 - 6 правил рабочей переписки

1. Тема письма — это важно. Именно по теме письма получатель судит о том, стоит его открывать или нет. Потрудись вместо краткого «Не получается» написать что-нибудь более емкое и понятное, хотя бы «Заказ по изготовлению надувных медведей не будет выполнен в срок». Однако тема письма не должна быть обширнее десяти недлинных слов — иначе она не влезет целиком в строку папки «Входящие» и все равно будет выглядеть туманной.

2. Если нужно отправить вместе с текстом несколько файлов большого размера, не делай этого: не влезут либо в письмо, либо в почтовый ящик адресата. Залей их на какой-нибудь файлообменник (narod.yandex.ru, files.mail.ru и т.п.), а в текст письма вставь лишь ссылки. И не забудь запаролить конфиденциальные файлы (а пароль на забудь указать в письме).

3. Не отправляй важные письма в пятницу вечером. В выходные их никто читать не станет, а в понедельник твой адресат, заваленный работой и письмами с предложением купить виагру за полцены, может случайно удалить твое письмо или просто его проигнорировать.

4. Не забывай обращать внимание на количество адресатов полученного тобой письма и, если их было несколько, при ответе нажимай «Ответить всем». Иначе может получиться нешуточная неразбериха из-за того, что один адресат получит ответ, а другие — нет.

5. Не злоупотребляй меткой «Важное». Это классическая проблема мальчика, который слишком часто кричал: «Волк!» Если каждое твое письмо будет помечено как «Важное», люди перестанут воспринимать их таковыми и в один прекрасный день могут не обратить внимания на действительно важное сообщение.

6. При длительной переписке с одним человеком не стоит все время отвечать на его письма и бесконечно растягивать цепочку цитирования, в которой сложно что-то отыскать. Обсудили один вопрос — приступили к другому. Новый предмет обсуждения — новое письмо с точным указанием темы в поле «Тема».

Эксперты: Ирина Никулина, генеральный директор кадрового агентства ProfiStaff; Ирина Антоненко, руководитель группы по подбору персонала «Кадрового центра ЮНИТИ»

Комментарии

17
Владимир
18 февраля 2016 4:58

Ох уже эта офисная лабуда)) Пишите письма!

Александр
24 мая 2015 21:47

Про письма в пятницу. Если в понедельник нет времени писать, то напишите в пятницу, оставьте в черновиках. А утром понедельника пару раз тыкните "отправить" и все будет хорошо)

Евгений
21 апреля 2014 16:27

99% моих адресатов и клиентов и коллег допускают эти ошибки. Причем по той же самой ТЕМЕ письма - регулярно обращаю внимание - "ноль по фазе". безалаберность равносильно допускается как менеджерами так и руководителями сто-ярусных компаний.

Еще один из моментов - при пересылке письма, смотрите, все ли абоненты должны остаться в копии. Часто получаю письма, к которым имею посредственное отношение.

Орфография, пунктуация, размер, цвет шрифта, да и сам шрифт. Здесь так же полная анархия - допускается два шрифта. КАПС - лучше не использовать. Разные цвета - только при выделении ответов разных людей. Жирный и подчеркивание - действительно важных вещей и не злоупотребляйте ими.
Шрифт используйте один.
Обязательно проверяйте ошибки и описки. Современный ворд позволяет исправлять почти все автоматом. Просто будьте внимательны.

Добавить комментарий
Показать ещё